JASA PENGELOLAAN ARSIP KONVENSIONAL

Fumigasi untuk mencegah rayap pada arsip, akan kurang optimal jika ruangannya tidak dianti rayapkan. Proses dan obat antara fumigasi dan anti rayap berbeda. Agar tidak salah, pilihlah rekanan yang tepat dan berpengalaman.
Dengan gedung/ ruang yang sudah anti rayap, keamanan arsip akan lebih terjamin.

Karena kita di Negara tropis, serangan rayap mengancam arsip-arsip kertas kita. Jika sudah terkena rayap, penanganannya jauh lebih susah dan resiko kehilangan informasi pada arsip besar.
Kami menyediakan layanan jasa fumigasi dengan sistem sublimasi dan obat fumigasi yang berkualitas untuk membunuh dan mencegah rayap. Metode kerja yang sesuai menjamin keamanan bagi manusianya.

1. Memindahkan arsip dari media penyimpanan lama kedalam bentuk album
2. Membongkar jilidan arsip apabila dalam bentuk buku/jilidan
3. Memasukkan arsip kedalam album
4. Membuat laporan hasil konversi arsip dari media penyimpanan awal kedalam bentuk box
   • Arsip terlihat lebih rapi karena telah dimasukkan kedalam album
   • Pencarian dokumen menjadi lebih mudah

Menginventasir dokumen yang ada pada ruang penyimpnan dengan membuat daftar periksa dokumen yang berisi keterangan informasi jumlah dokumen, jenis dokumen, tahun, dokumen

• Dokumen yang telah terinventarisasi sehingga dapat diketahui volume dokumen, dan jenis dokumen
• Adanya ceklist dokumen hasil inventarisasi
• Dokumen yang telah diinventarisasi telah dilabeli

Melalakukan kontrol pemindahan dengan daftar periksa dokumen untuk memastikan dokumen yang dpindahkan keruang baru sesuai dengan format penyimpanan yang lama tidak merubah pengelompokkan dokumen tersebut

• Dokumen telah berpindah dari ruang lama ke ruang baru
• Memastikan tidak ada dokumen yang terlewat pada saat perpindahan
• Dokumen yang telah dipindah sesuai dengan klasifikasi yang ada pada ruang penyimpanan sebelumnya
• Dokumen terata dan terlihat rapi
• Dokumentasi kegiatan hasil pemindahan

Memberikan label pada tiap box/media penyimpanan yang telah diinventarisasi

• Dokumen yang telah terinventarisasi sehingga dapat diketahui volume dokumen, dan jenis dokumen
• Adanya ceklist dokumen hasil inventarisasi
• Dokumen yang telah diinventarisasi telah dilabeli

Memasukkan dokumen kedalam box ,memberi label pada dokumen dan menata dokumen ke ruang penyimpanan

• Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
• Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
• Identifikasi kode/jenis arsip
• Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
• Arsip terpilah pertahun
• Adanya daftar periksa arsip
• Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Mengidentfikasi dokumen yang ada diruang penyimpanan, menentukan dasar klasifikasi dokumen untuk proses pemilahan

• Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
• Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
• Identifikasi kode/jenis arsip
• Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
• Arsip terpilah pertahun
• Adanya daftar periksa arsip
• Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Memindah dokumen dari ruang penyimpanan lama ke ruang penyimpanan baru

• Dokumen telah berpindah dari ruang lama ke ruang baru
• Memastikan tidak ada dokumen yang terlewat pada saat perpindahan
• Dokumen yang telah dipindah sesuai dengan klasifikasi yang ada pada ruang penyimpanan sebelumnya
• Dokumen terata dan terlihat rapi
• Dokumentasi kegiatan hasil pemindahan

Arsip dipilah berdasarkan unit pencipta, jenis dokumen, kode klasifikasi dokumen

• Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
• Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
• Identifikasi kode/jenis arsip
• Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
• Arsip terpilah pertahun
• Adanya daftar periksa arsip
• Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

• Apabila arsip sudah saatnya di retensi untuk pengurangan volume, arsip harus di musnahkan sesuai dengan prosedur yang benar. Kami menyediakan jasa pencacahan dokumen sebagai salah satu metode pemusnahan yang paling praktis dan efisien.
  Untuk keamanan data, kami akan menghancurkan ditempat/ dalam pengawasan anda. Penghancuran dengan menggunakan mesin penghancur dgn kemampuan tinggi tanpa bising dan polusi.

Memilah dokumen yang tercampur antara arsip dan non arsip

• Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
• Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
• Identifikasi kode/jenis arsip
• Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
• Arsip terpilah pertahun
• Adanya daftar periksa arsip
• Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

1. Menentukan masa retensi dari tiap jenis arsip berdasarkan acuan yang telah disepakati
2. Memilah arsip yang akan diretensi
3. Membuat daftar usul musnah dengan mengentry informasi dari arsip retensi tersebut, informasi yang dientry antara lain : Jenis klasifikasi ,Tahun retensi, No arsip, No box, Jumlah dokumen , Deskripsi Arsip
4. Mengelompokkan arsp yang telah diretensi di tempat yang telah ditentukan , mengembalikan dokumen aktif ke posisi semula
   • Arsip yang telah diretensi dan terpisah dari arsip yang aktif
   • Inventarisasi jumlah arsip yang telah diretensi
   • Ruang penyimpanan yang lebih luas dan dapat ditambahkan dokumen baru
   • Arsip siap dimusnahkan

1. Menentukan masa retensi dari tiap jenis arsip berdasarkan acuan yang telah disepakati
2. Memilah arsip yang akan diretensi
3. Membuat daftar usul musnah dengan mengentry informasi dari arsip retensi tersebut, informasi yang dientry antara lain : Jenis klasifikasi ,Tahun retensi, No arsip, No box, Jumlah dokumen , Deskripsi Arsip
4. Mengelompokkan arsp yang telah diretensi di tempat yang telah ditentukan , mengembalikan dokumen aktif ke posisi semula
   • Arsip yang telah diretensi dan terpisah dari arsip yang aktif
   • Inventarisasi jumlah arsip yang telah diretensi
   • Ruang penyimpanan yang lebih luas dan dapat ditambahkan dokumen baru
   • Arsip siap dimusnahkan