Information

Login

Berita

TIPS MENGELOLA ARSIP VITAL MENURUT KEPALA UNIT ARSIP IPB

15 Mei 2020

Seperti diketahui arsip vital sangatlah penting untuk menunjang kehidupand indivudu sehari-hari, terlebih lagi setiap individu pastilah memiliki arsip. Dokumen yang suatu saat dibutuhkan oleh pemiliknya dan sangat berguna bagi pemiliknya. Ada beberapa jenis arsip untuk individu salah satunya adalah ijazah, ternyata tidak hanya setiap individu yang memiliki arsip yang sangat penting, sebuah institusipun diharuskan memiliki arsip vital tersebut. Setiap institusi memiliki arsip vital yang sampai kapanpun tidak akan tergantikan. Arsip sendiri mempunyai peranan penting dalam kelangsungan hidup suatu organisasi, baik organisasi swasta maupun pemerintah. Selain itu arsip juga sagat berguna bagi suatu institusi, antara lain berisi tentang informasi untuk pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai bukti yang sah jika suatu saat terjadi masalah dalam institusi tersebut. Sebab, menurut UU No 43/2009 tentang Kearsipan, pasal 1, ayat 4, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Oleh sebab itu Kepala Unit Arsip IPB University, Drs B Mustafa MLib memberikan beberapa tips untuk bias mengelola arsip vital yang sangat berguna untuk sebuah institusi. Beliau mengungkapkan, penting mengenali apa itu arsip vital. Identifikasi jenis arsip vital yang dimiliki. Misalnya SK pendirian departemen, struktur organisasi, susunan pengelola dan lain-lain. Terlebih lagi, “Tentukan siapa yang punya hak akses ke arsip vital tersebut (yang mengetahui tempat penyimpanannya, isinya dan memegang kuncinya). Untuk pengamanannya, bisa disimpan di dalam tas, dalam lemari dan dalam map plastik, agar tidak diserang rayap. Namun agar arsip tidak lengket ke plastik jika disimpan lama maka antara arsip dan plastik diberi lapisan kertas. Kalau terjadi bencana (kebakaran,banjir, gempa bumi dan lain-lain) siapa saja yang bertanggungjawab mengamankan arsip tersebut. Setelah bencana, siapkan program/tindakan perbaikan arsip kalau ada yang rusak.” Oleh karena itu, ia menyarankan sebaiknya semua arsip vital dibuatkan softcopynya yang sudah dilegalisasi dan diauthentikasi. “Tentu saja arsip vital dapat pula dititipkan dengan menggunakan jasa penitipan dokumen di bank,” jelasnya. ... detail

SUNTUK WFH, BISA PAKAI CARA ARSIPARIS IPB DALAM MERAPIKAN ARSIP KELUARGA UNTUK MENGISI MASA WFH

11 Mei 2020

Hingga saat wabah COVID-19 masih menghantui dunia, termasuk juga Indonesia, hal tersebut menyebabkan banyak karyawan melakukan Work From Home (WFH)/ bekerja dari rumah. Namun kebanyakan karyawan sudah mulai bosan untuk berada dirumah terus menerus. Ada beberapa cara mengatasi kebosanan tersebut salah satunya adalah merapikan arsip keluarga agar tetap rapi dan mudah saat dibutuhkan. Seperti yang dianjurkan oleh Arsiparis Ahli Muda, Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Teknologi Hasil Perairan, Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK) IPB University, Dra Sri Nooryani, MM. Dalam ungkapannya untuk mengatasi kebosanan, kita bisa menengok arsip keluarga yang selama ini mungkin terbengkalai. “Arsip keluarga termasuk arsip vital buat keluarga. Arsip yang sangat penting, yang tidak tergantikan apabila hilang atau rusak. Kalaupun ada penggantinya, bukanlah arsip yang asli lagi, “ ungkapnya. Terlebih lagi Sri Nooryani, menjelaskan arsip vital apa saja yang berda dirumah? Yang termasuk arsip vital buat keluarga antara lain Akte Kelahiran, Raport SD, SMP, SMA, Ijazah SD, SMP, SMA, S1, S2, S3, Transkrip nilai, Piagam Penghargaan, Surat Nikah, Sertifikat Tanah, Polis Asuransi, STNK, BPKB dan KTP. Seperti diketahui supaya arsip tersebut awet dan tidak mudah rusak atau bahkan hilang, maka arsip tersebut harus dirawat dengan baik, sebab arsip tersebut salah satu harta penting kita. Arsip sebaiknya dimasukkan ke dalam map dan disimpan di dalam boks file dan disimpan di lemari. Kemudian diberi kamper agar tidak diserang rayap. Sedangkan KTP harus disimpan dengan baik di dalam dompet, karena menunjukkan identitas diri. Ia menambahkan, agar arsip lebih awet, maka sebaiknya tidak disimpan di dalam map plastik, agar arsip tidak lengket sehingga tulisan dalam arsip tersebut bisa hilang. Tetapi sebaiknya arsip dibungkus menggunakan kertas kising, karena kertas kising rendah asam. ... detail

DAMPAK CORONA, BANYAK MALWARE GENCARKAN SERANGAN

16 April 2020

Banyak antivirus yang tersedia saat ini, salahs satu contohnya adalahs Kaspersky. Belum lama ini antivirus Kaspersky mengumukan hasil laporan terkininya, selama pandemic corona yang terjadi sekarang. Dalam hasil laporan tersebut Kaspersky mengungkapkan telah banyak terjadi tindak kejahatan di bebrapa belahan dunia. Hasil laporan tersebut telah diserahkan kepada Director Global Research & Analusis Team APAC Kaspersky, Vitaly Kamluk. Vitaly Kamluk mengungkapkan, pada saat pandemic corona seperti saat ini banyak pelaku kejahatan siber yang sedang menggencarkan serangan mereka. Berdasarkan temuannya tersebut, banyak hacker mengelabui para korbannya melalui email yang berisikan informasi mengenai Covid-19. Bahkan tim penelitian yang dipimpinnya tersebut juga menemukan bahwa banyak pembajakan DNS yang menjadi salah satu serangan demi serangan digencarkan selama pandemic ini. Kamluk juga menjelaskan bahwa sebagian besar pembajakan DNS menargetkan router yang digunakan dirumah. Dengan pembajakan yang mereka lakukan, para peretas memanfaatkan layanan data dari infrastruktur guna menyebarkan malware yang berkedok informasi terbaru mengenai virus corona. Selain itu, para penjahat siber juga menemukan Kaspersky yang kerap memanfaatkan emaik penipuan berkedok perintah dari pemerintah dalam target yang paling mudah untuk mereka lakukan. Namun, Kamluk menjelaskan kalau pada dasarnya, lampiran tersebut berupa arsip yang berisi dokumen, dan bukan arsip biasa. Lampiran arsip ini juga disebutkan Kamluk dimanfaatkan pelaku kejahatan siber agar email penipuan tersebut lolos dari system penyaring yang tersebut di dalam layanan email. Modus lain yang ditemukan Kaspersky adalah email penipuan yang menjanjikan vaksin untuk Covid-19. Umumnya, email ini mencatut nama organisasi kesehatan ternama, termasuk World Health Organization (WHO). Kaspersky juga melaporkan telah mendeteksi sebanyak 93 malware terkait virus korona di Bangladesh, 53 di Filipina, 40 di Tiongkok, 23 di Vietnam, 22 di India dan 20 di Malaysia. Sedangkan malware berjumlah digit tunggal terdeteksi di Singapura, Jepang, Indonesia, Hong Kong, Myanmar, dan Thailand. ... detail

ARSIP GUDANG DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN DI PASSEL HABIS TERBAKAR

13 April 2020

Seperti diketahui pada Rabu, 08 April 2020 kemarin kebakaran terjadi di gudang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan (Pessel), Sumatera Barat. Dalam kejadian tersebut setidaknya ada 9.800 eksemplar buku dan puluhan ribu arsip yang telah tersimpan di sana yang turut terbakar. Kejadian tersebut dibenarkan oleh Kepala Dinas Satuan Polisi Pamong Praja dan Pemadam Kebakaran Pessel, Dailipal. Dalam ungkapannya Dailipal menyebutkan, pemadaman dan pendinginan untuk memastikan tidak ada titik api lagi dan benar-benar aman pada pukul 09.30 WIB. Menurut Dailipal, menyebutkan apinya cepat dipadamkan, namun asap masih terus keluar dari tumpukan buku. Oleh sebab itu, kami melakukan pendinginan dengan terus menyiram tumpukan buku supaya memastikan untuk tidak asap lagi. Selanjutnya, Dailipal mengatakan pihaknya bersama dengan pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan memilih buku yang masih layak meskipun sebagian besar di antaranya dalam kondisi rusak karena terbakar dan basah karena tersiram air. "Pada saat kejadian, jarak pos kami dan lokasi kebakaran adalah 300 meter. Untuk penyebab kebakaran diduga berasal dari adanya hubungan arus pendek atau korsleting listrik," katanya. Dailipal menyebutkan, akibat kebakaran tersebut ada 9 ribu eksemplar buku mengalami rusak terbakar dan rusak karena proses pemadaman. "Kerugian lainnya yaitu ada juga 43 rak arsip yang berisikan 25 box besar yang di dalamnya ada 1.075 box kecil, AC dua unit, eksospen atau penghirup udara 22 unit, bagian dinding jebol ketika pemadaman dengan ukuran 1,5 m x 2 m," katanya. Dailipal mengatakan gedung itu terbakar diduga akibat korsleting listrik. Pihaknya memperkirakan jumlah kerugian sebanyak Rp50 juta, yang terdiri atas bangunan dan buku. Jumlah kerugian itu belum termasuk arsip yang terbakar. ... detail

HATI-HATI JIKA MEMBUANG ARSIP SEMBARANGAN, INI AKIBATNYA

8 April 2020

Wajah emosional dan menunjukkan kekecewaan sangat terlihat ketika pemateri Bimbingan Teknis Manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di Aula Semeru STIE Widya Gama Lumajang pada Rabu, 11 Maret 2020 kemarin. Pasalnya sang pemateri mengungkapkan kalau dirinya sungguh tidak terima ketika menemukan arsip atau lembaran dokumen di tempat timbangan barang bekas. Dikarenakan arsip tersebut adalah salah satu informasi yang sangat penting bagi pemilik dan timbangan barang bekaspun bukan menjadi tempat arsip vital tersebut. Selain itu Kepala Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia ITS juga mengungkapkan “Suatu ketika saya menemukan arsip seorang guru besar dalam beberapa lembar kertas yang menjadi bungkus bumbu dapur,” ungkapnya. Sebab dalam timbangan tersebut jelas tertulis nama lengkap, nomor kontak dan bahkan besaran gaji yang diperoleh setiap bulannya yang disertai tanggal lembaran tersebut dicetak. Yang seharusnya hal tersebut tidak terjadi di instansi atau perusahaan manapun, sebab informasi tersebut sangatlah penting dan juga telah menjadi asset dalam suatu perusahaan. Ia mengungkapkan, semestinya itu tidak boleh terjadi. Dengan lembaran itu tersebar, maka akan sangat rentan dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dari durasi waktunya, arsip lembaran yang berserakan itu belum waktunya dimusnahkan. Bagi orang lain, arsip berupa kertas-kertas itu hanya dianggap bekas. Agus mengingatkan, kertas-kertas itu tetap harus disimpan hingga saatnya boleh dimusnahkan sesuai dengan ketentuan. Di depan para peserta, ia mengharapkan semua lembaga baik pemerintah maupun swasta tidak menggampangkan urusan arsip. Arsip pada dasarnya adalah bukti autentik yang wajib dipertanggungjawabkan meskipun itu hanya selembar kertas dan berisi undangan acara dan sejenisnya. ... detail

MEMBUAT KOMITMEN ARSIP, BKKBN MANFAATKAN “BIG DATA” KELUARGA

30 Maret 2020

Hasto Wardoyo, selalu Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional berkomitmen kepada lembaganya untuk segera melakukan digitalisasi arsip supaya bisa memanfaatkan “big data” atau yang biasa disebut data raksasa mengenai kependudukan dan keluarga Indonesia untuk berbagai program pemerintah. Selain itu Hasto Wardoyo juga mengungkapkan kalau pihaknya harus bekerja keras untuk segera digitalisasi arsip di era modern seperti ini, harus dengan cepat mentransformasi arsip dari ‘hardcopy’ ke ‘softcopy’. Beliau juga menuturkan kalau hasisl penilaian lembaga pengarsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kepada pihak BKKBN masih sangat buruk, yaitu 59,14 dari total nilai 100. Oleh sebab itu, dia meminta kepada kepala Biro Umum BKKBN untuk segera menyelesaikan masalah kearsipan tersebut. Hasto menargetkan dalam tiga bulan kedepan untuk bisa menyelesaikan lama BKKBN, sementara setelahnya menyelesaikan pemutakhiran data dengan menggunakan digitalisasi supaya bisa dilakukan pemanfaatan data raksasa utnuk berbagai program yang akan dilakukan pemerintah. Selain itu dia menjelaskan kalau kearsipan memegang peranan penting untuk pengumpulan data-data keluarga yang ada di Indonesia. Selebihnya, BKKBN hingga saat ini sedang mengembangkan Sistem Informasi Keluarga (Siga) dengan pendataan di enam Provinsi. Mantan Bupati Kulon Progo tersebut mengatakan kalau rencananya BKKBN akan mendata 33 juta keluarga di seluruh Indonesia untuk data penunjang pelaksanaan program yang akan dilakukan pemerintah. BKKBN juga akan segera menambah tenaga untuk mengerjakan kearsipan data keluarga Indonesia guna mencapai penilaian yang baik dari pihak ANRI. ... detail

» index berita

Testimonial

Sangat membantu untuk budget yang terbatas, kualitas pelayanan cukup baik

Joni Baskoro

Dengan bantuan PT. Berdaya Cita Indonesia, pelatihan menjadi lebih menyenangkan dan bermanfaat, narasumber bagus dan berpengalaman

Aditya Gautama Putra - [URL]

» lihat testimonial
» isi testimonial

JASA PENGELOLAAN ARSIP KONVENSIONAL

Refine Search

Jasa Anti Rayap

Fumigasi untuk mencegah rayap pada arsip, akan kurang optimal jika ruangannya tidak dianti rayapkan. Proses dan obat antara fumigasi dan anti rayap berbeda. Agar tidak salah, pilihlah rekanan yang tepat dan berpengalaman.
Dengan gedung/ ruang yang sudah anti rayap, keamanan arsip akan lebih terjamin.

Jasa Fumigasi

Karena kita di Negara tropis, serangan rayap mengancam arsip-arsip kertas kita. Jika sudah terkena rayap, penanganannya jauh lebih susah dan resiko kehilangan informasi pada arsip besar.
Kami menyediakan layanan jasa fumigasi dengan sistem sublimasi dan obat fumigasi yang berkualitas untuk membunuh dan mencegah rayap. Metode kerja yang sesuai menjamin keamanan bagi manusianya.

Pengalbuman/Pengeboxan

Memindahkan arsip dari media penyimpanan lama kedalam bentuk album
Membongkar jilidan arsip apabila dalam bentuk buku/jilidan
Memasukkan arsip kedalam album
Membuat laporan hasil konversi arsip dari media penyimpanan awal kedalam bentuk box
- Arsip terlihat lebih rapi karena telah dimasukkan kedalam album
- Pencarian dokumen menjadi lebih mudah

Binding Unbinding

Memindahkan arsip dari media penyimpanan lama kedalam bentuk album
Membongkar jilidan arsip apabila dalam bentuk buku/jilidan
Memasukkan arsip kedalam album
Membuat laporan hasil konversi arsip dari media penyimpanan awal kedalam bentuk box
- Arsip terlihat lebih rapi karena telah dimasukkan kedalam album
- Pencarian dokumen menjadi lebih mudah

Inventarisir dan menyusun Daftar Periksa

Menginventasir dokumen yang ada pada ruang penyimpnan dengan membuat daftar periksa dokumen yang berisi keterangan informasi jumlah dokumen, jenis dokumen, tahun, dokumen

Dokumen yang telah terinventarisasi sehingga dapat diketahui volume dokumen, dan jenis dokumen
Adanya ceklist dokumen hasil inventarisasi
Dokumen yang telah diinventarisasi telah dilabeli

Kontrol Dokumen

Melalakukan kontrol pemindahan dengan daftar periksa dokumen untuk memastikan dokumen yang dpindahkan keruang baru sesuai dengan format penyimpanan yang lama tidak merubah pengelompokkan dokumen tersebut

Dokumen telah berpindah dari ruang lama ke ruang baru
Memastikan tidak ada dokumen yang terlewat pada saat perpindahan
Dokumen yang telah dipindah sesuai dengan klasifikasi yang ada pada ruang penyimpanan sebelumnya
Dokumen terata dan terlihat rapi
Dokumentasi kegiatan hasil pemindahan

Pelabelan

Memberikan label pada tiap box/media penyimpanan yang telah diinventarisasi

Dokumen yang telah terinventarisasi sehingga dapat diketahui volume dokumen, dan jenis dokumen
Adanya ceklist dokumen hasil inventarisasi
Dokumen yang telah diinventarisasi telah dilabeli

Pelabelan

Memasukkan dokumen kedalam box ,memberi label pada dokumen dan menata dokumen ke ruang penyimpanan

Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
Identifikasi kode/jenis arsip
Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
Arsip terpilah pertahun
Adanya daftar periksa arsip
Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Pemilahan Arsip

Mengidentfikasi dokumen yang ada diruang penyimpanan, menentukan dasar klasifikasi dokumen untuk proses pemilahan

Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
Identifikasi kode/jenis arsip
Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
Arsip terpilah pertahun
Adanya daftar periksa arsip
Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Pemindahan Arsip

Memindah dokumen dari ruang penyimpanan lama ke ruang penyimpanan baru

Dokumen telah berpindah dari ruang lama ke ruang baru
Memastikan tidak ada dokumen yang terlewat pada saat perpindahan
Dokumen yang telah dipindah sesuai dengan klasifikasi yang ada pada ruang penyimpanan sebelumnya
Dokumen terata dan terlihat rapi
Dokumentasi kegiatan hasil pemindahan

Penataan arsip

Arsip dipilah berdasarkan unit pencipta, jenis dokumen, kode klasifikasi dokumen

Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
Identifikasi kode/jenis arsip
Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
Arsip terpilah pertahun
Adanya daftar periksa arsip
Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Penghancuran Dokumen

Apabila arsip sudah saatnya di retensi untuk pengurangan volume, arsip harus di musnahkan sesuai dengan prosedur yang benar. Kami menyediakan jasa pencacahan dokumen sebagai salah satu metode pemusnahan yang paling praktis dan efisien.
Untuk keamanan data, kami akan menghancurkan ditempat/ dalam pengawasan anda. Penghancuran dengan menggunakan mesin penghancur dgn kemampuan tinggi tanpa bising dan polusi.

Penyusunan Daftar Periksa

Memilah dokumen yang tercampur antara arsip dan non arsip

Dokumen sudah terpilah antara arsip dan non arsip
Mengetahui volume dokumen berdasarkan Meter linier
Identifikasi kode/jenis arsip
Arsip Terpilah berdasarkan kode klasifikasi
Arsip terpilah pertahun
Adanya daftar periksa arsip
Dokumen yang tertata rapi dan terklasifikasi , serta sudah terlabeli sehingga mudah untuk dicari

Penyusunan Daftar Usul Musnah

Menentukan masa retensi dari tiap jenis arsip berdasarkan acuan yang telah disepakati
Memilah arsip yang akan diretensi
Membuat daftar usul musnah dengan mengentry informasi dari arsip retensi tersebut, informasi yang dientry antara lain : Jenis klasifikasi ,Tahun retensi, No arsip, No box, Jumlah dokumen , Deskripsi Arsip
Mengelompokkan arsp yang telah diretensi di tempat yang telah ditentukan , mengembalikan dokumen aktif ke posisi semula
- Arsip yang telah diretensi dan terpisah dari arsip yang aktif
- Inventarisasi jumlah arsip yang telah diretensi
- Ruang penyimpanan yang lebih luas dan dapat ditambahkan dokumen baru
- Arsip siap dimusnahkan

Proses Retensi Arsip

Menentukan masa retensi dari tiap jenis arsip berdasarkan acuan yang telah disepakati
Memilah arsip yang akan diretensi
Membuat daftar usul musnah dengan mengentry informasi dari arsip retensi tersebut, informasi yang dientry antara lain : Jenis klasifikasi ,Tahun retensi, No arsip, No box, Jumlah dokumen , Deskripsi Arsip
Mengelompokkan arsp yang telah diretensi di tempat yang telah ditentukan , mengembalikan dokumen aktif ke posisi semula
- Arsip yang telah diretensi dan terpisah dari arsip yang aktif
- Inventarisasi jumlah arsip yang telah diretensi
- Ruang penyimpanan yang lebih luas dan dapat ditambahkan dokumen baru
- Arsip siap dimusnahkan

Shopping Cart

JASA PENGELOLAAN ARSIP KONVENSIONAL

Refine Search